¿Qué pasos hay que dar para crear una empresa?

1. ¿Qué debe figurar en la escritura de constitución?

La escritura de constitución es el documento que se realiza ante notario y que dará carta de naturaleza a la sociedad.  Consta de tres documentos fundamentales: el certificado de registro del nombre de la sociedad, el certificado bancario de la aportación efectuada en el caso de las sociedades anónimas y los estatutos de la sociedad.  Redactado en la mayoría de los casos por un abogado o por el propio notario, la escritura podrá recoger todos aquellos pactos a los que hayan llegado sus accionistas, siempre y cuando no vayan en contra de lo que dicta la ley.

En la escritura figurará:

- Objeto social: define la actividad o actividades a las que va a dedicarse la sociedad.  Hay que tener presente que los objetos indeterminados no se pueden inscribir.

- Inicio de actividad: la fecha del inicio de actividad es aquella a partir de la cual la sociedad puede dar comienzo a sus operaciones.  Por lo general, es la mis­ma que la del otorgamiento de la escritura.

- Duración de la sociedad: Habrá que indicar el plazo de tiempo que quere­mos que dure la sociedad.  Normalmente será por tiempo indefinido.

- Domicilio social: donde radique la sede de las actividades de la sociedad, a la que puedan dirigirse todas aquellas personas que tengan alguna relación con ella.

- Capital social: la cifra de dinero con la que se ha constituido la empresa.  En el caso de que las aportaciones hayan sido inferiores a la cifra de capital (en la S.A.), figurará la parte de capital pendiente de desembolso y el plazo máximo para realizarlo.

- Órgano de administración: es el responsable ante terceros de los actos que realice la sociedad.  Puede tratarse de un administrador único, de administrado­res solidarios o de un consejo de administración.

2. ¿Qué hay que tener en cuenta al elegir el nombre de la empresa?

Mientras se preparan los estatutos de la empresa, los socios o promotores de la misma deben comprobar que el nombre o denominación elegido no coincide con el de ninguna otra existente en el mercado.  Para ello, hay que solicitar una certificación de no coincidencia de nombre ante el Registro Mercantil Cen­tral.  En el momento de hacer la solicitud podemos incluir hasta tres nombres di­ferentes por el orden de preferencia que tengamos, ya que sólo será utilizado el primero que no esté inscrito.  En el plazo de cuatro días, el Registro Mercantil emite un certificado sin el que no será posible constituir la sociedad.  Este nom­bre tendrá un plazo de validez de quince meses durante el que queda reservado el derecho para que nadie más pueda utilizarlo, y de dos meses antes de que un notario pueda constituir la empresa.

Antes de elegir el nombre de la sociedad, contiene tener presente:

- Las sociedades anónimas o las de responsabilidad limitada podrán tener una denominación subjetiva o razón social, o una denominación objetiva.

- En la denominación de la empresa no podrán incluirse total o parcialmente el nombre o seudónimo de una persona sin su consentimiento.

- La denominación objetiva podrá hacer referencia a una o varias actividades económicas o ser de fantasía.

- No podrá adaptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social.

- En la denominación deberá figurar su forma social o su abreviatura.

- No podrán incluirse en la denominación términos o expresiones que induz­can a error sobre la clase o naturaleza de la sociedad.

Una vez que se dispone del certificado de no coincidencia del nombre del Registro Mercantil Central, los socios fundadores podrán firmar ante el notario la escrita pública de constitución.  Es en este acto donde los socios proceden a la aprobación de los estatutos que podrán formar parte del texto de la escritura o, como documento aparte, unirse a la misma.

Una vez que la escritura ha sido otorgada ante notario, éste último dará cuenta ante el Registro para que el nombre de la sociedad quede inscrita en el mismo a todos los efectos.

3. ¿Cómo hay que desembolsar el capital social?

Para constituir una sociedad mercantil lo primero que hay que pensar es en el dinero que vamos a necesitar para poner en marcha nuestro proyecto em­presarial, e inicialmente definir la cifra de capital con que vamos a formar la sociedad.  En el caso de haber optado por la constitución de una S.A., ya hemos comentado que la cifra de capital mínimo es de 60.000 euros, pero esta cantidad puede ser desembolsada parcialmente siempre y cuando al me­nos se aporte el 25 por ciento en el momento de la constitución. La diferencia inicialmente pendiente de desembolso se debe realizar en un plazo no superior a cinco años.

Por el contrario, cuando se constituye una S.R.L. hay que desembolsar las 3.000 euros de capital mínimo o la cifra de capital que se haya fijado inicialmente en una sola vez.

Una vez decidido el dinero con que vamos a constituir la empresa debe­mos abrir una cuenta corriente en una sucursal bancaria donde como titular figure el nombre que hemos elegido para la empresa seguida de la palabra "sociedad en constitución".  Después habrá que ingresar el dinero para poder obtener un certificado del desembolso efectuado y entregarlo en el momen­to de la constitución ante el notario, ya que es obligatorio en el caso de las so­ciedades anónimas.

4. ¿Cómo hay que inscribirse en el Registro Mercantil?

Toda sociedad legalmente constituida debe inscribirse en el Registro Mer­cantil de la provincia a la que corresponda su domicilio social, pues hasta dicha inscripción la sociedad no existirá como tal y responderán de sus obligaciones los socios fundadores de la misma.  Esta inscripión deberá solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios.

En la hoja que el Registro Mercantil abra a cada sociedad, constarán todos y cada uno de los datos que figuran en la escritura de constitución (socios, domicilio, objeto, capital, órgano de administración, estatutos, etcétera).  Para poder efectuar esta inscripción el solicitante habrá de entregar el original de la primera copia de la escritura de constitución, una vez efectuada la autoliquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos jurídicos Do­cumentados (al 1 por ciento sobre el importe del capital social) y solicitada la obtención del Código de Identificación Fiscal (algo así como el D.N.I. de la sociedad), todo ello en la Delegación de Hacienda de la provincia que corres­ponda al domicilio social.  También será necesario el certificado de no coinci­dencia de nombre.

Además de entregar la escritura original, habrá de efectuarse un depósito económico en concepto de provisión de fondos para los gastos propios de honorarios del registrador y de publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, donde se hace pública la constitución de la sociedad y sus datos más esenciales (nombre, capital y porcentaje de desembolso, administra­dores, domicilio y objeto social).

Una vez efectuada la inscripción, y subsanados los posibles errores o defectos apreciados, se entregará a los socios la escritura donde constarán las anotaciones pertinentes al tomo, folio y hoja registrales donde ha quedado inscrita la sociedad, así como la liquidación del depósito con los honorarios que correspondan.

El mismo procedimiento deberá seguirse en los casos de variación que en el futuro afecten a la sociedad (nombre, domicilio, capital social, objeto, administradores, apoderados y estatutos).