La causa que explica la
mayor parte de los fracasos empresariales se asocia con los errores cometidos
en la gestión. Por ello, el elemento crítico de éxito de cualquier organización
se basa en la capacidad de su Dirección para gestionar adecuadamente las
diversas áreas funcionales de la empresa.
Una de esas áreas es la
de compras, cuya función se extiende al conjunto de la organización,
manteniendo una estrecha relación con el resto de las áreas funcionales. Un
deficiente funcionamiento de la gestión de compras puede condicionar seriamente
la calidad del producto final, la eficacia del proceso de producción o la
situación financiera de la empresa.
Una
diferencia de precios, en una compra, actúa a favor del beneficio, en la misma
proporción que una ganancia obtenida en una venta, con la ventaja de que no
influye desfavorablemente sobre la clientela.
La función de compras
constituye la fase de arranque de toda actividad empresarial y, además cubre la
responsabilidad de adquirir los materiales necesarios para que la empresa
desarrolle sus operaciones satisfactoriamente.
El objetivo global de
la función de compras es la prestación de un servicio eficaz a los
departamentos usuarios de la empresa.
A continuación,
citaremos los objetivos específicos de la función de compras.
Planificación:
* Asegurar la
existencia de fuentes de suministros solventes, fiables y competitivas, capaces
de aprovisionar a la empresa con la calidad, cantidad, servicio y precios requeridos.
* Colaborar con los
departamentos usuarios en la definición de la necesidad, formulando las
sugerencias oportunas y proponiendo la estandarización y sustitución de
materiales siempre que sea oportuno.
* Contribuir a
facilitar las decisiones de la Dirección manteniendo un servicio de información
en relación con: nuevos materiales y servicios o cambios en su diseño,
necesidades del mercado, nuevas fuentes de aprovisionamiento y fluctuaciones y
tendencias de los precios.
Organización:
* Organizar y utilizar
la función de compras de acuerdo con los mejores intereses de la empresa.
* Mantener un equipo de
compras cualificado, mediante procesos de selección, formación y evaluación del
rendimiento.
Gestión:
* Obtener en todas las
compras el menor coste compatible con la calidad, cantidad y servicio
requeridos.
* Utilizar fuentes
internas(en plaza o locales) de suministro siempre que sea conveniente para la
empresa.
* Promover una imagen
positiva entre los proveedores, estableciendo y manteniendo relaciones
equitativas y de colaboración con los mismos.
Control:
* Colaborar a mantener
el nivel de inventarios de acuerdo con las políticas definidas en esta área.
* Controlar el
aprovechamiento de rechazos recuperables y sobrantes.(convertirlos en productos
terminados).
* Evaluar el desarrollo
de los procesos de compras identificando y corrigiendo posibles errores.
* Controlar la eficacia
global de la función de compras.
En la pequeña empresa,
o en las de tipo comercial, la gestión de compras se encuentra íntimamente
vinculada con la gerencia.
Coordinación de sus
diferentes tareas:
A continuación vamos a
resumir la coordinación de las diferentes tareas dentro de un departamento de
compras:
1. Localizar los
proveedores o servicios que se necesitan.
2. Coordinar sus
propios programas con los de control de producción.
3. Pasar los pedidos de
estos materiales.
4. Extender las órdenes
de expediciones o embarques, relacionadas con los contratos de compras.
5. Perseguir los
pedidos hasta conseguir el cumplimiento de los compromisos de entrega.
6. Tener relación
constante con los departamentos de inspección para estar de acuerdo con la
calidad y cantidad de mercancías que se reciben.
7. Aprobar las facturas
para su pago.
8. Plantear las
reclamaciones que surjan al recibir los pedidos y llevar a cabo las
devoluciones.
9. Mantener al día las
fichas de pedido, listas de progreso de órdenes, existencia de materiales y
demás registros.
10. Conocer a fondo
todos los factores que influyen en los procesos: Condiciones de mercado,
transporte, precios oficiales, etc, para conseguir los más ventajosos
convenios, determinando el pedido económico.
11. Conocer al día la
legislación mercantil.
Caso especial en cuanto
al precio:
Un jefe de
compras/aprovisionamiento puede tener suficientes razones para pasar el pedido
a cualquier proveedor, cuya oferta es más cara que la de los restantes.
Entre estas razones
cuentan, por ejemplo:
a) Mayor capacidad de
este proveedor para suministrar el total del pedido.
b) Garantía de calidad.
c) Relaciones
frecuentes con la empresa, que permitirán establecer una bonificación al final
del año.
d) Puede ser a su vez
comprador de nuestros productos.
e) conseguir de él
formas de pago más favorables.
f) Que nos suministre
otros materiales de gran interés en el proceso de fabricación, etc.
Casos especiales
respecto a la calidad:
Una de las decisiones
que justifica la personalidad del Jefe de Aprovisionamiento es cuándo conviene
elegir un material de calidad inferior.
Elección que podemos
basarla en diferentes causas:
a) Podemos pagar un
elevado precio o calificar de superior calidad a un producto que tiene un
refinado acabado o excelente presentación.(mejor imagen exterior pero el mismo
producto).
b) El material, ciertas
adiciones decorativas, la marca, etc., pueden ser los motivos de ésta sobre
estimación.
CICLO DE COMPRAS:
1.- Solicitud de
material(Departamento origen: Fábrica o producción, almacén, comercial,
etc...).Determinación de necesidades por parte del departamento usuario.
2.- Emisión de
ofertas. Búsqueda y negociación con proveedores.
3.- Selección del
proveedor.
4.- Realización del
pedido.
5.- Seguimiento del
pedido.
6.- Recepción de la
mercancía.
7.- Pago/Financiación
de la factura.
De las siete
actividades, en general, sólo la 2,3,4 y 5 son responsabilidad del departamento
de compras, identificándose el resto con
otras áreas de la empresa. Por ello, el desarrollo eficaz de la dirección de
aprovisionamiento - que sólo se consigue si se cumple adecuadamente el conjunto
de las fases anteriores - exige una apropiada coordinación de los esfuerzos e
intereses de la organización implicados en esta área.
De ese modo, la función
de compras se configura como un área básica de la gestión, adquiriendo una
importancia crítica en los casos en los que la calidad y la fiabilidad
constituyen elementos decisivos del éxito empresarial, como sucede en la
aeronáutica o la electromedicina o cuando el coste de las compras significa un
elevado porcentaje de los costes totales, siendo ésta la situación de las
empresas de distribución.
ANÁLISIS DE LAS ETAPAS DE LA COMPRA
Para definir los
impresos necesarios en el proceso administrativo de la compra es necesario
comenzar por analizar las etapas que se deben cubrir en dicho proceso, la cual
hacemos a continuación de un modo resumido.
Las etapas
fundamentales son las siguientes:
1ª) Preparación básica.
1.1.Prospección del
“Mercado Producto”(Búsqueda)
1.2.Prospección del
“Mercado Proveedor”.
1.3.Pre-Selección de
proveedores
2ª) Expresión de la
necesidad.
2.1. Cualitativa
2.2. Cuantitativa
2.3. Determinación de
Necesidades - Departamento Usuario.
3ª) Preparación
Próxima.
3.1. Petición/Emisión
de ofertas.
3.2. Comparación de
ofertas. Evaluación. Selección.
- Análisis de precio
- Análisis de plazo
- Análisis de calidad
4ª) Realización de la
Compra.
4.1 Inclusión del
precio. Niveles de autorización.
4.2 Los costes
administrativos y de gestión.
4.3 Negociación
5ª) Acciones
posteriores a la Compra.
-
Impulsión/Seguimiento.
- Control de entregas
- Conformación de
Facturas y órdenes de pago
- Devoluciones.
Modificaciones. Recepción.
- Pago/Financiación de
la factura.
- Forma y sistema de
pago.
- Repercusiones sobre
la gestión de tesorería.
- Presupuestos. Flujos
futuros de salidas de tesorería.
- Financiación de las
Ventas. Sociedades de Financiación. Leasing. Factoring.
- Negociación con
Entidades de Crédito.
- N.O.F. Necesidades
Operativas de Fondos.
1.- PREPARACIÓN BÁSICA
Esta etapa debe
desarrollarse de modo continuo, y de forma sistematizada, reflejando sus
resultados en los correspondientes ficheros.
El objeto final de esta
etapa es lograr una pre-selección de los proveedores potenciales, a través de
las tres fases de esta etapa.
1.1 Prospección del
"Mercado Producto"
Finalidad: Conocimiento
a fondo de los productos y de las tecnologías, entendiendo por producto el
estudio de:
* Qué es el producto
* Producción
* Consumo
* Distribución
Aplicación: Son
estudios a medio y largo plazo, iniciados mediante programas de estudios y
visitas.
Las acciones realizadas
en esta etapa conducen al conocimiento del perfil del producto lo que tiene -
para lo que sirve), al establecimiento del correspondiente fichero de
materiales, así como a una orientación sobre su ley de precios.
Evaluación: El trabajo
realizado puede evaluarse por el cumplimiento de fechas del plan de estudios,
así como por las dificultades en realizar el fichero de materiales.
1.2. Prospección del
“Mercado Proveedores”.
Finalidad: Conocimiento
a fondo de los posibles proveedores para determinar los que reúnen las
condiciones mínimas.
Aplicación: Se prepara
un plan - programa de actuación con posibles proveedores, mediante la
información previa y la preparación de visitas, las cuales serán objeto de un
informe y de la apertura de la correspondiente ficha.
Facilita el
conocimiento para futuras fases o etapas, así como lograr la identificación y
calificación previa de cada proveedor.
Evaluación: Seguimiento
de la realización del programa y apreciación del contenido de cada estudio
realizado.
1.3. Pre - Selección de
Proveedores.
Finalidad: Determinar,
dentro de los proveedores prospectados, cuáles pueden ser considerados como
proveedores de la empresa con el fin de crear un “parque” homologado de los
mismos.
Aplicación: Terminada
la prospección del mercado proveedor se fija un plan de diagnóstico y selección
de proveedores (colaborando con ellos) mediante la ponderación de diversos
criterios de selección, como:
- Precio (Nivel,
Continuidad, Descomposición, Forma de pago)
- Plazo (Duración,
cumplimiento, variaciones)
- Calidad (Nivel,
regularidad)
- Servicio.
- Distancia.
- Potencia relativa.
- Número de proveedores simultáneos. Tipo
(Fabricante, almacenista, detallista)
Estos criterios se
evalúan mediante la comparación de los denominados perfiles de producto y
proveedores.
Permite un conocimiento
para posteriores etapas, para sucesivas compras de los perfiles comparados de
los proveedores homologados, informando de ello a los posibles expresores de
necesidades en la empresa.
Evaluación: Inclusión
de diversos índices en el cuadro de mando, con la consiguiente comprobación en
posteriores etapas de los criterios que han servido para la pre-selección de
proveedores.
2.- EXPRESIÓN DE LA
NECESIDAD
Esta etapa persigue un
objetivo perfectamente definido: Que la expresión de una necesidad surgida en
la empresa, llegue totalmente definida en sus justas características, al
Servicio de Compra.
2.1 Cualitativa.
Finalidad: Dar al
Servicio de Compras una idea clara de que hay que comprar, sin especificar
marca ni proveedor.
Aplicación:
Colaboración con el órgano emisor de la "necesidad", a fin de fijar
las especificaciones justas y necesarias, y colaboración con proveedores para
la posible mejora o modificación de las mismas.
Los instrumentos
utilizados en esta fase son, principalmente:
- Análisis de valor
- Cuestionarios
- Especificaciones tipo
- Normas de calidad y
tolerancias
- Normalización
Las acciones efectuadas
en esta etapa colaborarán a una mejor calidad de la compra, sirviendo de ayuda
en posteriores etapas.
Evaluación: Mediante
una medición de cortocircuitos y de resultados globales en la compra, se puede
detectar como ha sido realizada esta fase.
2.2. Cuantitativa.
Finalidad: Dar al
Servicio de Compras una idea clara de cuánto hay que comprar, cuando, con qué
cadencia(cada cierto periodo de tiempo, mes, x meses, año,.), etc. dentro de un
plazo suficiente.
Aplicación: Para
información de Compras y de los órganos potenciales de expresión de necesidades
debe existir una comunicación mutua con fijación de las correspondientes
responsabilidades, para reducir las demandas urgentes, tomando conciencia de su
sobrecoste.
Una correcta expresión
de necesidad cuantitativa permite:
- Disponer de mayor
potencial en compras
- Reducciones de precio
- Reagrupramiento de
compras
- Disminuir los costes
administrativos.
- Racionalizar
entregas.
Evaluación: La Eficacia
de la realización de esta etapa se
valorará mediante el conocimiento de las urgencias y la comparación entre varios
casos, de precios de coste, de costes administrativos, etc.
2.3 - DETERMINACIÓN DE
NECESIDADES. Departamento usuario.
El ciclo de compras se
inicia con la identificación de una necesidad por parte de un departamento
usuario. Puede ser Producción, que precisa materias primas, materiales o
equipos para la fabricación; o Almacén, que ha de reponer algún artículo; o
Ventas, que demanda alguna mercadería que se venderá sin ser transformada.
Quien quiera que sea dentro de la empresa el que precise algún producto o
servicio, deberá emitir una comunicación de régimen interno al departamento de
compras, en la cual se identificarán claramente las características del
producto, así como las especificaciones que debe cumplir.
Por ello, dicha
comunicación debe ser clara, precisa y completa, evitando incurrir en un exceso
de restricciones que fuercen la compra de un producto específico, con la
consiguiente repercusión sobre el coste, o que obliguen a acudir a un único
proveedor, impidiendo que se produzca una competencia positiva para la empresa
entre fuentes de suministro alternativas.
Las comunicaciones
pueden referirse a la compra de artículos no repetitivos o, por el contrario,
pueden servir para la compra regular de determinadas materias primas, mercaderías
o equipos. En cualquier caso, una propuesta de compra debe incluir la
información básica que se recoge en este punto. Además, se incluirá cualquier
otra información que facilite el proceso de compra, tal como planos detallados
del equipo o proceso de producción requerido. En comunicado adjunto se pueden
sugerir los proveedores disponibles.
Este apartado estará
constituido por dos pasos:
- Necesidad del
material.
- Confección y
presentación de una solicitud de compras. (Original + 2 copias).
Datos que debe tener
una solicitud de compras:
Departamento emisor,
información del material solicitado, cantidad, código, fechas, firma de
autorización, emisión y recepción en el lugar que corresponde, especificaciones
que hayan de cumplirse(tolerancias, composición de materiales, pruebas a
satisfacer), garantías, servicio requerido y
repuestos necesarios, plazo de entrega requerido, lugar de recepción,
etc.. En principio cualquier trabajador de la empresa puede confeccionar una
solicitud, pero la lista de personas con capacidad para autorizar una solicitud
de compras es mucha más restrictiva. Esta lista debe estar en poder de compras,
que verifica que cada solicitud que entra en el departamento tenga la adecuada
autorización. La lista de personas con poder de autorización incluye el nombre,
puesto que desempeña y los límites de su poder en caso de existir.
Actividad: *Normalizar
un documento/impreso de solicitud/propuesta de compras/pedido.
3.- PREPARACIÓN
PRÓXIMA.
El objetivo final de
esta etapa es conseguir seleccionar el (los) proveedor (es) que mejor se
ajustan a la expresión de necesidad, dentro de los situados en el parque
homologado de los mismos.
3.1.- PETICIÓN DE
OFERTAS.
Finalidad: Reunir el
máximo de información posible, actualizada, sobre los proveedores. Esto
optimiza la futura negociación y agudiza la competencia entre proveedores.
Aplicación: Una vez
surgida la necesidad y expresada convenientemente, se “lanza” la consulta
correspondiente a proveedores homologados. Esta consulta se hará de forma clara
y concisa indicando todos aquellos puntos que deben ser respondidos por el
posible proveedor.
Las acciones realizadas
en esta fase permiten comparar, en la fase siguiente, de un modo unánime las
diferentes propuestas recibidas de los proveedores. Esta información se
trasladará a los correspondientes archivos de proveedores.
Evaluación: Se debe
evaluar en esta fase la recepción a tiempo de las respuestas, así como la
relación existente entre número de pedidos efectuados/número de peticiones de
oferta para el mismo producto a grupo de productos afines.
3.1.1 - EMISION DE
OFERTAS:
- Búsqueda de
proveedores potenciales.
- Negociación con
proveedores.
Una vez recibida la
solicitud de compra, la empresa decidir< el proveedor, y si es posible, las
condiciones.
En caso de compras
rutinarias, se verifica que el suministrador habitual haya cumplido, hasta ese
momento y de forma satisfactoria con las anteriores entregas.
El departamento de
compras maneja un archivo de proveedores, que actualiza de forma periódica y
que contiene datos significativos de cada proveedor. Estos datos, se pueden
obtener de revistas especializadas, presentaciones, visitas de vendedores a la
empresa, ferias, exposiciones, etc .
Los datos más usuales
que se manejan en el archivo de proveedores son:
- Código del proveedor.
- Nombre de la empresa.
- Dirección
actualizada: Central/Sucursales.
- Persona de contacto:
Nombre y puesto.
- Teléfono y fax.
- Condiciones de
entrega: Métodos y puntos habituales de envío.
- Condiciones de
precio: Formas de pago. Plazo y descuentos.
- Experiencia anterior
en caso de ser un proveedor antiguo.(Lista de los precios de los últimos años,
pedidos entregados, pedidos pendientes en ese momento).
- Referencias.
- Comentarios.
Este archivo de proveedores
se puede clasificar por sectores de actividad, por zonas geográficas de
ubicación, por tipo de producto, etc...
Las ofertas pueden
emitirse por teléfono, fax o carta, según la urgencia, volumen de compras y las
prácticas habituales.
Cada oferta debe llevar
la firma autorizada, que suele ser la del encargado del departamento de
compras.
Exigir una firma de
mayor importancia implicaría una pérdida de tiempo, por temas de burocracia que
podría retrasar el proceso de forma considerable.
Sería aconsejable dejar
una copia de la oferta en el departamento.
Se puede elaborar un
informe de las ofertas enviadas.
La correcta selección
de las fuentes de suministro constituye una fase crítica del proceso de compras
que condiciona el éxito del mismo. Si no se selecciona adecuadamente al
proveedor que ha de servir el pedido, aunque se haya desarrollado correctamente
el resto de las fases de dicho proceso, se compromete el resultado final de la
compra. Por ello, se debe prestar el esfuerzo apropiado a la selección del
proveedor, y la decisión que se adopte ha de ser reevaluada periódicamente en
cada caso de aprovisionamientos repetitivos, al objeto de comprobar que continúa
siendo válida.
Podemos decir que
existen tres pasos: Búsqueda, valoración y selección.
Una vez recibida la
solicitud de material, el departamento de compras realiza su búsqueda minuciosa
de los posibles suministradores del material, dentro de su archivo de
proveedores. Elige los más adecuados y les envía una oferta. Tras un tiempo
prudente, se estudian las ofertas recibidas, valorándolas. Finalmente, se
selecciona el mejor proveedor, al cual se le realizará un pedido en firme.
El archivo de
proveedores es un fichero de fuentes de abastecimiento que mantiene y actualiza
el departamento de compras. Este fichero contiene información de los
proveedores reales de la empresa, actuales e históricos, además de aquellos con
los que, en la actualidad, la empresa no tiene relación comercial, pero que en
cualquier momento si pueden ser utilizados.
En cuanto a la
evaluación de las ofertas recibidas se deben tomar en cuenta la calidad,
precio, plazos de entrega, condiciones de pago, situación financiera y
administrativa, capacidad de producción, localización geográfica, proveedor
distribuidor( mayorista/minorista) o fabricante, varios proveedores o
suministradores.
Localización
geográfica:
Tanto los proveedores
locales como nacionales se prefieren cuando presentan las mismas ventajas que
los extranjeros en calidad, precio y condiciones. Las ventajas que un suministrador
cercano puede presentar son claras: mejor comunicación, entregas más rápidas y
con menores riesgos, etc...
Elección del Canal:
En el proceso de
distribución aparecen los intermediarios dependiendo de las características del
mercado, producto y servicio, así como del propio intermediario.
En cuanto al mercado se
debe tener en cuenta el número potencial de compradores y concentración
geográfica que les afecte(entorno y competidores), adecuando el tamaño del
pedido a las necesidades de los consumidores.
Entre los factores de
producto que determina la estructura de un canal son su tiempo de caducidad, su
naturaleza, su peso/tamaño y su valor unitario.
De la característica
del servicio depende en buena parte el éxito comercial de una empresa.
La experiencia en la
prestación de servicios resultan cruciales al elegir la estructura del canal.
Por último, son las
características del intermediario como complementariedad de los servicios,
costes, recursos financieros, márgenes las más importantes.
Los jefes de compras
sopesan las ventajas económicas de los
fabricantes frente a las condiciones ventajosas de entrega que ofrecen
los distribuidores, y toman su decisión en cada caso. La práctica muestra una
tendencia a efectuar compras grandes e importantes, de productos únicos a
fabricantes y trabajar con los distribuidores compras rutinarias, de poco valor
y volumen y gran variedad.
Importaciones:
Las compras fuera del
territorio nacional, presentan unos inconvenientes, como son:
- Fuerte incremento de
los gastos de la compra, debido a los transportes, aduanas y seguros.
- Trámites complejos y
largos.
- Poca efectividad en
caso de reclamaciones.
- Dificultad en el
cumplimiento de los plazos de entrega, con el correspondiente riesgo de rotura de
stocks.
En el caso de
relaciones comerciales entre países de la Unión Europea, las trabas
burocráticas y los gastos de aduanas se ven reducidos, con lo que se ha
beneficiado este tipo de operaciones.
Para poder acceder al
mercado internacional, con unas mínimas garantías de éxito, los responsables de
compras deben intentar conocer al máximo los mercados, las condiciones de
trabajo, los costes de transportes, etc...; y en general todas aquellas
variables que afectan de forma significativa al proceso de compras. Un aspecto
muy importante es el económico. Se debe negociar una posible negociación de la
deuda además de establecer la divisa en la cual se efectuará el pago.
Una práctica muy
utilizada, y que ayuda a reducir las desventajas de las importaciones, es
negociar con proveedores nacionales que tienen relaciones fuera de las
fronteras, de forma que son éstos los que negocian con los importadores, y
posteriormente suministran a las empresas en el mercado interior.
Identificación de
suministradores:
Ningún caso presenta
una solución perfecta. Según las circunstancias concretas, se decidirá si es
más conveniente depender de un solo proveedor o realizar las compras a varios
proveedores; aunque existe una pequeña inclinación en las empresas a considerar
peligroso el tener un sólo suministrador de artículos importantes.
Un responsable de
compras se puede encontrar con un mercado de suministros claramente
monopolista, con uno de repuestos con altas posibilidades de negociar los
precios con pocos proveedores, o con otro de materias primas caracterizado por
muchos y pequeños proveedores. En cada caso, el estudio de las compras deberá
ser distinto.
La tendencia actual es
la desaparición de los monopolios y la creación de una gran competencia,
evitando los abusos que trae la existencia de un solo proveedor o grupo de
proveedores, que actúan de forma conjunta para fijar precios, restringir la
producción o controlar la distribución.
Relación con los
proveedores:
La relación entre el
comprador y el vendedor debe basarse en la amistad y la colaboración mutua, a
fin de que ambas partes resulten lo más beneficiadas posibles. Existen
ocasiones en que los intereses son contradictorios, por lo que una solución
negociada es los más satisfactorio.
Pero siempre, dentro del
clima de cordialidad. Así, la negociación es un proceso básico que va mas allá
de un simple comprar - vender. Es responsabilidad del encargado de compras
alcanzar el mejor acuerdo posible para lograr los objetivos de la empresa
compradora, así como lo es para el encargado de ventas, seguir los objetivos de
la empresa vendedora.
La negociación se hace
necesaria cuando la relación entre comprador y vendedor se produce por primera
vez y ha de llegarse a una condiciones iniciales de suministro, y cuando tiene
lugar un cambio de entorno importante o cambios en alguno de los parámetros de
la compraventa, tal como el volumen de pedido o el plazo de suministro.
La negociación entre el
comprador y el vendedor es el cierre natural de la operación de compra - venta.
Actividad: *¿ Qué es el archivo de
proveedores?.
COMPARACIÓN DE OFERTAS
Finalidad: Seleccionar
según diferentes criterios, el (los) proveedor (es) con el (los) que se va a
negociar el pedido en cuestión.
Aplicación: Finalizado
el plazo de recepción de ofertas, se procede a su valoración, análisis y
comparación.
En esta fase, para
comparar ofertas y seleccionar el (los) proveedor (es) se recurre al cuadro de
comparación de ofertas bajo la forma de “cuadro de valoración de soluciones” o
similar, con análisis de precios, plazos, calidades, etc.
Se notificará a los
proveedores que han sido desestimados.
Evaluación: Esta fase
es de utilidad enorme para definir y actualizar ratios de los proveedores que
posteriormente se pasarán a los correspondientes archivos.
Política de selección
del proveedor:
A medida que se reciban
las ofertas de los proveedores, se realiza un rápida revisión inicial, para
verificar que todos los datos están completos y se indica en ele informe
resumen de ofertas, reflejando la fecha de la recepción de la respuesta.
Tras esto, se empiezan
a evaluar las ofertas de manera mas profunda, una a una, con vistas a tomar una
decisión final, seleccionando la oferta que mas se adapte a las necesidades de
la empresa.
Los factores de
valoración más comunes son: La calidad, las condiciones de entrega y el precio.
Por ello, se necesita un sistema de valoración de ofertas, para poder comparar
condiciones distintas. Esto requiere una profunda evaluación técnica.
Comparación de ofertas:
Es necesario analizar
la información recibida al objeto de seleccionar el proveedor. Siendo ésta una
parte decisiva viene condicionada por la calidad de las fases que la proceden.
Por ello, más importante que las técnicas de evaluación de proveedores es
asegurarse de que se ha identificado a los ofertantes más adecuados y de que la
información recibida es fiable y
completa.
Admitiendo que esos
objetivos se han cumplido, y se dispone de varias ofertas de suministradores
interesados y válidos para atender al pedido, se trata de compararlas entre sí
sobre bases homogéneas. Para ello habrá que seleccionar, en primer lugar, los
criterios que se deben aplicar en este proceso. Es importante contemplar sólo
aquellos criterios que realmente son relevantes, sin incluir otros secundarios
que no afecten a la calidad de la decisión.
Por supuesto que si
sólo hay un criterio aplicable se simplifica notablemente la comparación;
aunque en general habrá que abordar un conjunto de ellos, siendo necesario
asignar a cada uno un grado relativo de importancia.
Por ejemplo, si el
asegurar el suministro a largo plazo es más importante que el plazo de entrega,
habrá que decidir cuánto más lo es, pues una oferta será superior a otras en
algunos aspectos e inferior en otros.
En general, se
analizarán la calidad, precio y servicio de cada oferta, pudiéndose incluir
otras variables relevantes, tales como la experiencia anterior con el proveedor
o la capacidad empresarial de sus directivos.
4.- REALIZACION DEL
PEDIDO:
Cada empresa tiene su
mecánica particular, pero en todas ellas existe el paso de la elaboración de un
documento, más o menos formal, con más o menos requisitos. Este documento
físico que resume la orden de compra real se llama pedido y orden de compra.
El pedido no es más que
una petición de material en firme, es decir, una orden de compra al proveedor
seleccionado tras el estudio de las ofertas recibidas y valoradas.
Incluso en los casos de
pedidos urgentes, que se realizan telefónicamente, se confecciona un documento
a manera de pedido que sirve de soporte físico. Sería conveniente señalar, en
el apartado de referencias, la conversación telefónica (para evitar duplicidad
de pedidos).
El pedido debe incluir
los siguientes datos:
- Número del pedido.
- Fecha de emisión del
pedido.
- Datos de la empresa
compradora.
- Datos del proveedor.
- Plazo y condiciones
de entrega.
- Plazo y condiciones
de pago.
- Forma de envío de la
mercancía.
- Descripción y código
del producto comprado.
- Cantidad de la
compra.
- Unidad de medida del
producto.
- Precio unitario e
importe total de la compra.
- Etc...
Las empresas, habitualmente,
elaboran cuatro copias:
- Proveedor.
- Departamento que
solicita el material.
- Almacén.
- Archivo del
departamento de compras. Suelen
existir dos archivos de órdenes de compra, uno de
pendientes de recibir, que se ordena
por proveedor, y dentro de cada proveedor, por
fecha límite de entrega; y otro de pedidos ya entregados.
Puede confeccionarse
una quinta copia, que se envía al proveedor, con la consigna de que debe
firmarse y remitirse de vuelta a la empresa compradora. Esta copia firmada
actuaría como un acuse de recibo, como una confirmación escrita garantizando
que el proveedor, efectivamente, ha recibido el pedido y que se compromete a
cumplirlo bajo las condiciones establecidas.
Los que están a favor
de su uso defienden que garantiza que los pedidos no se pierdan antes de llegar
a su destino.
4.1.-
Inserción/presentación del precio:
Existen empresas que
incluyen en sus órdenes de compras el precio que se acordó con el proveedor.
Otras sólo incluyen el precio en el caso de compras especiales o importantes y
en el resto de las veces, lo omiten.
Se pueden considerar
una serie de ventajas:
- El comprador
demuestra que conoce el precio.
- Se garantiza que la
función de compras se maneja de forma
correcta.
La comprobación de la
factura se simplifica, pues se reduce a un simple cotejo con los datos del
pedido.
De cualquier modo, se
puede realizar de forma selectiva este trabajo, es decir, determinar en qué
casos (tipo de producto, nivel de compra, etc...) se justifica la inclusión del
precio y en qué casos no.
4.1.1.- Poder de
autorización de una compra:
Para la confección del
pedido se requiere una autorización. En casos de compras de escaso valor e
importancia, el propio encargado de compras decide cuál será el pedido definitivo.
Pero, a medida que
aumenta la importancia de la compra , los niveles de autorización son más restrictivos.
Hablamos en todo
momento de niveles de compra, porque es la práctica habitual en las empresas.
Es importante el
penalizar una práctica poco habitual en las empresas; el fraccionar un pedido
con el fin de saltarse un nivel de autorización.
4.2.-Los costes
administrativos y de gestión:
Las tareas realizadas
en el departamento de compras supone un coste que va desde la solicitud de un
material hasta su pago al proveedor.
Para mejorar las
funciones de compras, existen distintas alternativas de actuación, como son las
siguientes:
- Realizar compras
múltiples, en la medida de lo posible.
- Retener las
solicitudes de compra de pequeño valor, esperando un tiempo prudente para
gestionar un grupo de ellas a la vez. Esta es aplicable siempre y cuando se
prevea que, en ese tiempo de duración, aparezcan solicitudes parecidas en
cuanto a sus características. La retención no debe ser demasiado prolongada ni
debe poner en peligro el correcto funcionamiento del almacén y del
aprovisionamiento en general.
- Aumentar el número de
pedidos programados y abiertos.
El objetivo final de
esta etapa es adjudicar el pedido a un proveedor determinado o a varios, según
sea.
4.3. Negociación.
Finalidad: Hacer coincidir las necesidades
justificadas del comprador con las posibilidades reales del proveedor, la cual
representa la obtención del mínimo coste global.
Aplicación: Preparar a fondo la negociación con estudio
detallado de todos los puntos (argumentos, objeciones) fijando los objetivos a
lograr y la estrategia a seguir.
Resumir el acuerdo por
escrito, dando copia al proveedor y archivar las objeciones
y argumentos.
Evaluación: Solo
existen posibilidades de Auto-Control.
*¿Quién debe conservar
copia del pedido una vez emitido?
*¿Cuáles son las
ventajas de tener un sistema de
niveles de autorización de pedido?
*¿Cuáles son las
desventajas de no incluir el
precio de las compras en el pedido?
5.- ACCIONES POSTERIORES A LA COMPRA
Al ser bastante
similares, las tratamos conjuntamente.
Finalidad: Asegurar que
se cumplen la totalidad de las cláusulas del contrato, tanto por los
proveedores, como por los clientes.
Estos se refieren
fundamentalmente a:
- Envío de documentos
al proveedor
- Impulsión/seguimiento
de los pedidos
- Control de entregas
- Conformación de
facturas y órdenes de pago
- Devolución de
materiales en caso de no conformidad.
Aplicación: Todos los
procesos se ponen en marcha con el reparto de las copias del pedido.
La impulsión o
seguimiento de los pedidos (Activación) debe ser preventivo y realizado de
forma sistemática considerando en este apartado la urgencia real de las
necesidades, la previsible variación de plazos, el grado de confianza concedido
al proveedor y el coste del funcionamiento de la sección dedicada a este
trabajo.
Los restantes Procesos
se pondrán en mucha, con su Proceso administrativo, cuando se Produzcan los
hechos correspondientes.
Los resultados
derivados de las actividades desarrolladas en esta etapa permiten evaluar a los
Proveedores, con total conocimiento de causa, en el binomio calidad-plazo.
Evaluación: La eficacia
de los medios aplicados garantiza el control de la ejecución de
los acuerdos mediante
ciertos índices, como pueden ser:
- Número de
impulsiones/seguimientos realizados.
(Número de reacciones satisfactorias)
- Coste del
funcionamiento de la impulsión/seguimiento
(Número de reacciones satisfactorias)
- Evolución de la
diferencia existente entre el control de facturas y su ordenamiento de pagos
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO:
Las formas de gestión
administrativa varían mucho; pueden ir desde un simple hasta un complejo
registro de pedidos.
Un caso extremo, que
requiere un mayor trabajo de seguimiento, sería un pedido de materias primas,
cuya demora podría suponer un paro en el proceso de producción. En el otro
extremo, hablaríamos de un pedido de material de oficina (por ejemplo,
bolígrafos) o repuestos varios que no necesitan tanta minuciosidad en el
control.
Es importante prestar
una especial atención al plazo de entrega.
Resulta conveniente
disponer de unos documentos que faciliten el seguimiento de las órdenes de
compras. En el mismo debe figurar el número de pedido, la fecha límite de
recepción de las mercancías y una breve descripción de estas mercancías.
En este documento se
relacionan las distintas acciones realizadas por compras para el seguimiento.
Se incluye la descripción de la acción, sus consecuencias positivas o
negativas, y su fecha de realización.
Una vez recibidas las
mercancías en el almacén, este documento se archiva junto con el pedido
correspondiente, con el sello de recibido, para dejar constancia de la historia
de cada pedido.
Actividad: *Confeccionar
un documento que registre el seguimiento de pedidos.
Alteraciones en las
condiciones del pedido:
Se puede dar el caso de
que ocurran situaciones, posteriores a la emisión de un pedido en firme, que
provoquen cambios en las necesidades de la empresa y requieran modificaciones en
el pedido original o, incluso, la cancelación del mismo.
De cualquier forma, la
postura legal es que ninguna de las partes tienen derecho a romper un contrato
de compra - venta, existente, sin el pago de la correspondiente indemnización
al perjudicado. El comprador debe recibir las mercancías y pagarlas, el
vendedor debe entregarlas cumpliendo las condiciones pactadas.
Pero, en la práctica
comercial, la postura es un poco más flexible. Todo comprador puede, de forma
ocasional, solicitar a su proveedor una modificación en las condiciones
pactadas.
En estos casos, se
puede realizar una nota de modificación que se adjunta al pedido original, o
bien cancelar este último y emitir uno nuevo.
RECEPCION DE LA
MERCANCIA:
El proceso de recepción
física, su colocación y codificación y su correcto almacenamiento en el lugar
del almacén destinado para ese fin, o bien su pronta entrega a los
departamentos demandantes del material, es función del departamento de almacén,
dentro de aprovisionamiento.
Uno de los aspectos más
complejos es el referente a la inspección cuantitativa y cualitativa de las mismas,
es decir, a verificar que lo solicitado coincide con la entrega.
PAGO/FINANCIACION DE LA
FACTURA:
El proveedor, una vez
que la remesa de material está camino de la entrega, emite y envía a la empresa
compradora, un documento que se conoce con el nombre de factura.
La factura es un
requerimiento de pago, que justifica la compra-venta, donde se refleja toda la
información sobre la compra, siendo de especial interés la referente a las
condiciones de pago.
En el departamento de
compras se reciben las facturas y se comprueban una a una con el pedido y el
albarán. Si coinciden se autoriza su pago mediante notificación al departamento
de administración y a contabilidad.
En el caso de existir
diferencias entre la factura y lo acordado, problemas en la entrega, o algún
error en el documento, se paraliza la aprobación del pago por el momento.
La decisión de, qué
hacer en el caso de diferencias importantes, es uno de los temas más difíciles
en aprovisionamiento. Lo normal es avisar de inmediato al proveedor y tomar una
determinación de forma conjunta, lo más positiva para ambas partes. En el caso
de rechazar de forma definitiva los artículos entregados, éstos siguen siendo
propiedad del proveedor, por lo que la empresa compradora no puede venderlos ni
trabajar con ellos. Si lo hace, implicaría una aceptación tácita de las
condiciones actuales, sin importar lo acordado con anterioridad.
Una de las fuentes de
financiación de que disponen las empresas es que las compras no se pagan al
contado. Habitualmente se produce un desfase entre el momento en que se reciben
los materiales y aquel en que los suministradores abonan a los proveedores.
El crédito de
proveedores se compone de dos variables: la financiación espontánea generada
por pagar a los proveedores en las condiciones normales y sin coste explícito,
y la financiación negociada, que surge al ampliar el plazo de pago y que puede
incorporar un recargo financiero.
Se denomina coste de
compra al importe de la misma en condiciones normales o básicas de pago. El
coste de financiación de proveedores se origina como consecuencia del recargo
que aplica el suministrador sobre el precio de compra por el aplazamiento del
pago producido por encima de las condiciones normales.
FORMA Y
SISTEMA DE PAGO
Otro aspecto relevante
al analizar la financiación de proveedores se relaciona con el medio de pago
que se utilice para abonar las facturas. Si se hace mediante letras, el cargo
en la cuenta corriente de la empresa se produce el día de vencimiento del
efecto. Por el contrario, el pago mediante talón supone conseguir unos días
adicionales de disponibilidad, debido a las demoras que se producen por la
recepción, manipulación e ingreso en el banco por el proveedor, y a los que se derivan del tiempo necesario
para que se efectúe la compensación bancaria(tenemos unos días, fecha valor,
para disponer del dinero). Este aplazamiento puede incrementarse si los talones
se envían por correo el día de su vencimiento, y aún más si se establecen unos
días fijos de entrega de talones, lo cual puede ser conveniente para facilitar
el trabajo administrativo de la empresa.
Algunas recomendaciones
para efectuar el pago a proveedores:
- El primer pago será
lo más reducido posible y nunca antes de recibir la aceptación del pedido.
- Es preferible un pago
contra algo tangible: planos, información, etc.
- El último pago se
hará sólo a la cumplimentación total del pedido.
Todas estas acciones
dependen del carácter monopolista del proveedor y su fuerza en la negociación.
Repercusiones sobre la
gestión de tesorería:
La experiencia
demuestra que el comprador de la empresa suele estar escasamente motivado por
el aspecto financiero de la compra, ya que considera que la gestión de
tesorería se realiza en otro departamento de la organización.
Por ello, para comprar
mejor, y desde la perspectiva global de los intereses de la empresa, es preciso
una estrecha relación entre el departamento de compras y el de Tesorería. Aquel
debe negociar con los proveedores y ofrecer a éste diversas alternativas de
pago, para que en función de la liquidez de la empresa se seleccione la más
adecuada. Simultáneamente, Tesorería debe informar a Compras de la situación y
necesidades financieras de la empresa.
En resumen: la
financiación de proveedores deber ser una variable de acción de la empresa, de
modo que se adecue a sus necesidades de financiación. En general, esta fuente
es más flexible, fácil de negociar y económica que el endeudamiento bancario,
por lo que su gestión adecuada ofrece un potencial de mejora notable de la
liquidez y de los gastos financieros de la empresa.
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