El Pedido

Cada empresa tiene su mecánica particular, pero en todas ellas existe el paso de la elaboración de un documento, más o menos formal, con más o menos requisitos. Este documento físico que resume la orden de compra real se llama pedido y orden de compra.

El pedido no es más que una petición de material en firme, es decir, una orden de compra al proveedor seleccionado tras el estudio de las ofertas recibidas y valoradas.

Incluso en los casos de pedidos urgentes, que se realizan telefónicamente, se confecciona un documento a manera de pedido que sirve de soporte físico. Sería conveniente señalar, en el apartado de referencias, la conversación telefónica (para evitar duplicidad de pedidos).

El pedido debe incluir los siguientes datos:

- Número del pedido.

- Fecha de emisión del pedido.

- Datos de la empresa compradora.

- Datos del proveedor.

- Plazo y condiciones de entrega.

- Plazo y condiciones de pago.

- Forma de envío de la mercancía.

- Descripción y código del producto comprado. 

- Cantidad de la compra.

- Unidad de medida del producto.

- Precio unitario e importe total de la compra.

- Etc...

Las empresas, habitualmente, elaboran cuatro copias:

- Proveedor.

- Departamento que solicita el material.

- Almacén.  

- Archivo del departamento de  compras.   Suelen  existir  dos   archivos de órdenes de compra, uno de pendientes de recibir,   que se ordena por proveedor, y dentro de cada proveedor, por   fecha límite de entrega; y otro de pedidos ya entregados.

Puede confeccionarse una quinta copia, que se envía al proveedor, con la consigna de que debe firmarse y remitirse de vuelta a la empresa compradora. Esta copia firmada actuaría como un acuse de recibo, como una confirmación escrita garantizando que el proveedor, efectivamente, ha recibido el pedido y que se compromete a cumplirlo bajo las condiciones establecidas.

Los que están a favor de su uso defienden que garantiza que los pedidos no se pierdan antes de llegar a su destino.

1.- Inserción/presentación del precio:

Existen empresas que incluyen en sus órdenes de compras el precio que se acordó con el proveedor. Otras sólo incluyen el precio en el caso de compras especiales o importantes y en el resto de las veces, lo omiten.

Se pueden considerar una serie de ventajas:

- El comprador demuestra que conoce el precio.

- Se garantiza  que  la función de  compras se maneja de  forma   correcta.

La comprobación de la factura se simplifica, pues se reduce a un simple cotejo con los datos del pedido.

De cualquier modo, se puede realizar de forma selectiva este trabajo, es decir, determinar en qué casos (tipo de producto, nivel de compra, etc...) se justifica la inclusión del precio y en qué casos no.

1.1.- Poder de autorización de una compra:

Para la confección del pedido se requiere una autorización. En casos de compras de escaso valor e importancia, el propio encargado de compras decide cuál será el pedido definitivo.

Pero, a medida que aumenta la importancia de la compra , los niveles de autorización son más restrictivos.

Hablamos en todo momento de niveles de compra, porque es la práctica habitual en las empresas.

Es importante el penalizar una práctica poco habitual en las empresas; el fraccionar un pedido con el fin de saltarse un nivel de autorización.

2.-Los costes administrativos y de gestión:

Las tareas realizadas en el departamento de compras supone un coste que va desde la solicitud de un material hasta su pago al proveedor.

Para mejorar las funciones de compras, existen distintas alternativas de actuación, como son las siguientes:

- Realizar compras múltiples, en la medida de lo posible.

- Retener las solicitudes de compra de pequeño valor, esperando un tiempo prudente para gestionar un grupo de ellas a la vez. Esta es aplicable siempre y cuando se prevea que, en ese tiempo de duración, aparezcan solicitudes parecidas en cuanto a sus características. La retención no debe ser demasiado prolongada ni debe poner en peligro el correcto funcionamiento del almacén y del aprovisionamiento en general.

- Aumentar el número de pedidos programados y abiertos.

El objetivo final de esta etapa es adjudicar el pedido a un proveedor determinado o a varios, según sea.

3. Negociación.

Finalidad: Hacer coincidir las necesidades justificadas del comprador con las posibilidades reales del proveedor, la cual representa la obtención del mínimo coste global.

Aplicación: Preparar a fondo la negociación con estudio detallado de todos los puntos (argumentos, objeciones) fijando los objetivos a lograr y la estrategia a seguir.

Resumir el acuerdo por escrito,  dando  copia al proveedor y archivar las objeciones y argumentos.

Evaluación: Solo existen posibilidades de Auto-Control.

Actividades en el aula: 

*¿Quién debe conservar copia del pedido una vez emitido?

*¿Cuáles son las ventajas de tener un  sistema  de  niveles de autorización de pedido?

*¿Cuáles son las desventajas de no  incluir  el  precio de las compras en el pedido?