Clasificación y ordenación de documentos
INTRODUCCION
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden
metódico. Un archivo desorganizad
o, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la
perduración de los documentos. El orden, por el contrario, disminuye los
problemas de conservación y hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar,
referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero
con cierta indistinción.
Se dice que la ordenación es la actividad de poner en
orden los documentos, y señalamos que: el método principal de ordenar los
documentos es una buena clasificación.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos, ordenar es unir todos los elementos de cada
grupo siguiendo un orden, que puede ser el alfabeto, el tamaño o el número.
SISTEMAS
DE CLASIFICACION
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos
criterios que dan lugar a diferentes sistemas:
a) Alfabético, cuando la clasificación se realiza por el
nombre del que lo suscribe o su destinatario.
b) Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre
la acción.
c) De materias, cuando el criterio de clasificación
responde al asunto de que se trata.
d) Numérico, si se sigue el número asignado a los
documentos.
e) Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en
que se ha redactado, enviado o recibido el documento.
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente
o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las
características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes
y son particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo
los casos ambiguos.
Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
CLASIFICACIÓN
ALFABÉTICA
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de
la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los
sistemas más sencillos.
Ejemplo:
Arganda, María
Azorin, Gabino
Cabrera, Carmen
Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los
archivos. Esta preferencia puede explicarse por el hecho de que no excluye el
empleo de otros sistemas de clasificación, e incluso muchas veces le sirve de
complemento.
Ventajas:
a) Simplicidad.
Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni otras
divisiones.
b) Elasticidad.
Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran facilidad.
c) Fácil
localización sin necesidad de índices.
d) Se puede
utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.
Inconvenientes:
a) Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo
que es posible que surjan dudas y errores.
b) Si la documentación es voluminosa, se puede producir
duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para
eliminar errores y pérdida de tiempo.
c) Si se extrae un documento y no se anota su falta,
pasa inadvertido. Esto no ocurre con
clasificaciones numéricas correlativas.
Por todos sus inconvenientes, este sistema de
clasificación sólo es aconsejable en archivos pequeños.
Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la
asignación correcta de los nombres de personas como de las entidades, nombres
geográficos, palabras extranjeras, etc., teniendo presente que cualquier
persona que consulte las normas fijadas pueda localizar cualquier documento.
Normas
de clasificación nominativa
Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación
se indican las más usuales, pero haciendo notar que son meramente orientativas
y pueden ser sustituidas por otras, con tal que sean igualmente claras.
l. Nombres de
personas. Se seguirán las siguientes
reglas:
a) Los nombres de personas individuales tienen como
palabra ordenatriz el primer apellido.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
María Rodríguez
Rodríguez, María
Juan Villaverde
Villaverde, Juan
Joaquín Sanz Sanz,
Joaquín
b) Los de igual
apellido se ordenan por el segundo, y si éste también coincidiera o no
existiera, por el nombre propio o inicial.
Ejemplo
Nombre
Orden de
clasificación
Alberto García
García, Alberto
Julio García Ruíz García
Ruíz, Julio
Manuel García Sánchez
García Sánchez, Manuel
c) En el caso de que el nombre fuera precedido de título
honorífico o nobiliario, graduaciones, estado civil, etc., éstos no se
considerarán como palabra de orden.
Asimismo, tampoco lo serán las partículas de, la, el, y.
Ejemplo:
Nombre Orden de clasificación
Doctor Luis Casa López Casa López, Luis (Dr.)
Capitán Juan Gómez Martín Gómez Martín, Juan (Capitán)
Isabel del Valle Valle,
Isabel (del)
d) En el caso de apellidos compuestos, se archivarán
como si el segundo elemento estuviera separado, es decir, como si el titular
tuviera tres apellidos.
Ejemplo
Nombre Orden de
clasificación
Juan García-Hernández Malo García-Hernández Malo, Juan
Valentín López-Zonica López-Zonica, Valentín
Mariano Sánchez-Casas Vall Sánchez-Casas Vall, Mariano
e) Si se trata
del nombre de una mujer casada, conviene archivar su documentación bajo el que
sea más conocido, y si es preciso, se abrirá referencia del otro.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Pilar Rosado de Gil
Remedios Alarcón de Martín
Alicia Sanz de Heredia Sanz
(de Heredia), Alicia
o también
Martín, Remedios Alarcón de (referencia, ver Alarcón
Remedios de Martín)
f) Para los nombres extranjeros se archivará la
documentación bajo el primer apellido -que casi siempre es el único-, teniendo
en cuenta que:
Las partículas du, von, etc., se consideran como
integrantes del apellido.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Karl von Braum
Du Chatelle, Gaston
Charles L. Williams Von Braum, Karl
Gaston du Chatelle Williams, Charles, L.
g) En el caso de nombres ingleses, en los que hay una
inicial o dos apellidos, el último es el paterno y el nombre o inicial que lo
precede se considerará como parte del nombre propio.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Joseph H. Kennedy
Kennedy, Joseph, H.
Charles L. Williams
Whitehead, William, K.
William K. Whitehead Williams, Charles, L.
h) Igual regla habrá que observar para los nombres
portugueses, en los que el apellido paterno va en último lugar.
Ejemplo
Nombre Orden de
clasificación
Joao C. Pinto Pinto, Joao C.
2. Nombres
oficiales de empresas. Se seguirán las
siguientes normas:
a) Se considerará como palabra directriz el primer
sustantivo significativo que con
tenga, seguido de las palabras que restan y, separadas
por una coma, las que preceden.
Si el título de la empresa contiene un nombre propio,
geográfico o de persona, se archivará el documento por dicho nombre.
En el caso de que haya en el título un apellido de
persona, se seguirán las normas indicadas en el apartado anterior.
Si el título contiene dos o más apellidos de persona, se
archivará bajo el apellido que aparezca en primer lugar y, si es preciso, se
abrirá referencia de los otros.
Ejemplo
Nombre Orden
de clasificación
Lucas Alvaro e Hijos Alvaro,
Lucas (e Hijos)
Vinícola Navarra, S. A. Rodríguez
José (ver Rodríguez Juan y José)
Juan y José Rodríguez Vinícola
Navarra, S. A.
No se considerarán para la clasificación ni las palabras
genéricas “sobrinos”, “herederos”, “hijos”, “Sociedad”, “Compañía”, “Almacén”,
etc., ni los artículos (excepto que formen parte del nombre geográfico), ni los
geográficos (salvo que sean lo más característico), ni las partículas de, e,
y. Si los adjetivos son numerales, no se
separan del nombre que les sigue.
b) Para los organismos oficiales, como Delegación,
Ministerio, Dirección General, etc, se atenderá a su denominación jurídica.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Ministerio de Hacienda Banco
de Madrid
Dirección Gral. de Industrias Caja de Ahorros de Madrid
Químicas Dirección
Gral. de Industrias
Caja de Ahorros de Madrid Químicas
Banco de Madrid Ministerio
de Hacienda
c) Si el nombre de la empresa u organismo está
abreviado, se clasificará por la forma completa, excepto cuando las siglas
correspondan a entidades conocidas internacionalmente.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Líneas Aéreas de España, Iberia Iberia
Sdad. Española de Automóviles
de Turismo Seat
Unesco Unesco
Tanto Iberia como Seat pueden clasificarse por el
anagrama o por el nombre completo, pero en este caso optamos por el primero,
por ser más conocido. En caso de duda,
podría hacerse referencia al nombre completo y abrir una segunda carpeta.
d) Los nombres de
empresas extranjeras irán archivados por su primera palabra.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
British Petroleum Italiana British Petroleum Italiana
Foreigntax and Legal
Foreigntax and Legal
Consuitants Consuitants
e) Si el nombre de la empresa u organismo comienza con
un artículo, no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
Cafetería La Alondra Alondra,
La
Bar La Rana Castellano
Bar Castellano Rana,
La
CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
En la clasificación geográfica el criterio de ordenación
a seguir es el de las localidades geográficas según un orden decreciente, de
acuerdo con las divisiones territoriales, y dentro de ellas por el nombre de la
calle, número y nombre. En cada división
y subdivisión se suele emplear el orden alfabético.
(Este método de clasificación es una variante de la
clasificación alfabética estudiada en el apartado anterior.)
Ventajas:
a) Una ventaja de estas clasificaciones reside en la
división en grupos fácilmente identificables -los núcleos de población-, con lo
cual se facilita el trabajo de clasificación y búsqueda.
b)No es necesario consultar índices auxiliares en el
momento de recuperación de documentos y se pueden intercalar nuevas
subdivisiones fácilmente.
c)Los documentos dentro de cada posición pueden
ordenarse siguiendo el orden cronológico, de materias o mixto, según convenga.
Inconvenientes:
a)Sólo es aconsejable en archivos pequeños. Este sistema
tiene los mismos problemas que el alfabético.
b)La clasificación por orden geográfico es muy útil a
las empresas comerciales para la correspondencia de los clientes, ordenación de
fichas de clientes, ordenación de direcciones, etc.
Reglas a tener en cuenta:
l. Los puntos
cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre
geográfico.
2. Las partículas que forman un nombre geográfico deben
considerarse como integrantes.
Ejemplo
Nombre Orden de clasificación
La Coruña La
Coruña
San Sebastián San
sebastián
3. Se debe
prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.
4. En el caso de
que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán
alfabéticamente.
Ejemplo:
Quinta Avenida
Quinta Avenida
CLASIFICACIÓN DE MATERIAS
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan
basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un
grupo de ellos. Estas características
fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
l. Orden alfabético general de materias.
2. Agrupando las materias según categorías lógicas, en
las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda
englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta
agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico.
Ejemplo:
REMUNERACIONES
Anticipos y
créditos
Gratificaciones
Horas extra
Trienios
Ventajas:
Ventajas:
La clasificación alfabética de materias es muy utilizada
debido a la sencillez de su manejo y a que permite la inserción de nuevos
asuntos sin grandes dificultades.
Inconvenientes:
Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de
las materias que van a definir los documentos.
Se dice que las clasificaciones de materias siguen una
ordenación numérica o alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por
números o por números y letras, respectivamente.
CLASIFICACIÓN
NUMÉRICA
Mediante este sistema, la documentación se agrupa y
ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la
serie de números. Es decir, clasifica
los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a
medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.
Se trata de un método indirecto de clasificación, ya
que, como no conocemos el contenido del documento, cada vez que se abre un
expediente hay que abrir una ficha con el número respectivo y el nombre del
tema, y se colocarán por orden alfabético.
Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas
clases de documentos, como órdenes, facturas, notas de envíos y entregas, en
ficheros de clientes, de patentes, contratos, etc..
En el momento de asignación de los números es necesario
cuidar mucho los posibles errores que puedan surgir de las transcripciones
mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores
distintos, descomponer las cifras en grupos, etc. Se tendrán que utilizar
índices auxiliares que permitan la identificación del contenido que se esconde
detrás de cada número.
Ventajas:
a) Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos
un número de identificación.
b) Lectura rápida.
c) Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento
o confundirlo con otro, salvo error de transcripción.
d) Carencia de dudas o errores en la colocación de los
documentos, salvo transcripción o interpretación errónea de los números.
e) La falta de un documento se pone de manifiesto
inmediatamente.
Inconvenientes:
a) La localización de los documentos clasificados
resulta imposible si no se conoce el número asignado o si el orden numérico no
coincide con el alfabético.
b) Es necesaria la confección de una guía de localizacion,
lo que muchas veces anula parte de sus ventajas.
c) Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo
que a veces lleva a la necesidad de subclasificaciones que pueden hacer
complejo el esquema general.
d) Es más facil consultar errores de transcripción y
lectura de números que de nombres.
Numérico
terminal
Uno de los mayores inconvenientes del sistema numérico
es el de anulación de los expedientes más antiguos y su retirada del archivo,
con el consiguiente desequilibrio de la acumulación de carga, que origina
grandes pérdidas de espacio y tiempo.
Para combatir ese inconveniente, se introduce el sistema
de dígitos terminales, resultando muy práctico en archivos voluminosos en los
que las salidas y entradas de documentos son casi iguales.
La numeración de los documentos se hace por orden
correlativo, pero su ordenación se hace de acuerdo con grupos de cifras leídas
de derecha a izquierda.
Los números se dividen en tres grupos de cifras: el
primario, formado por las dos últimas cifras de la derecha; el secundario,
formado por las dos cifras anteriores; y el terminal, formado por todos los
restantes números que preceden.
Ejemplo:
6749199 99
primario 91 secundario
674
terminal
Este sistema se utiliza especialmente en bancos y
compañias de seguros.
CLASIFICACIÓN
CRONOLÓGICA
Por medio de este sistema, la documentación se ordena de
forma progresiva basandose en la fecha significativa de los documentos, a partir
de la fecha de emisión, fabricación, vencimiento, etc., siguiendo el criterio
de poner primero el documento más reciente, y el documento más antiguo el
último.
Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que
ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la recuperación de un
documento a conocer su fecha o a revisar uno por uno los documentos
archivados. Por esta razón, su uso se
limita a documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o
aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada. Normalmente, suelen agruparse los documentos
por determinados períodos de tiempo.
Ejemplo
Años, meses, semanas, días y, dentro de cada período,
siguiendo un orden alfabético o numérico.
Suele utilizarse para ordenar las copias de la
correspondencia y formar lo que se conoce con los nombres “cronológico de
entradas” y “cronológico de salidas”.
Igualmente, es útil para clasificar documentos de
carácter financiero o económico. Por
ejemplo, facturas con pago a fecha fija, 30, 60 o 90 días, letras de cambio,
etc.
Asimismo, es útil como auxiliar de otras clasificaciones
y para organizar el fichero de vencimientos.
CLASIFICACIÓN
MIXTA
Es aquella en que los criterios de clasificación se
combinan de forma conjunta. Por ejemplo,
clasificación cronológica-numérica o de forma sucesiva. Es decir, primeros grupos clasificados
geográficamente y, dentro de ellos, los subgrupos clasificados por orden
alfabético, numérico o de asuntos.
La
clasificación decimal
En la clasificación decimal, el conjunto de documentos
susceptibles de ser clasificados se divide en diez grupos que forman el primer
orden y a los que se asigna una cifra de 0 a 9. Cada uno de los grupos se
subdivide, a su vez, en otros de 10 de segundo orden, y así sucesivamente,
identificando cada grupo, dentro de cada categoría, con una referencia
numérica.
Las clasificaciones de este tipo requieren las
siguientes condiciones fundamentales:
l. Que los grupos
primarios abarquen la totalidad de los elementos a clasificar.
2. Que estos grupos primarios abarquen la totalidad, de
forma que un determinado asunto sólo encaje en un solo grupo.
3. Que dentro de cada grupo se proceda de lo general a
lo particular.
No es necesario utilizar todos los números
correspondientes a los grupos primarios o a las ordenes sucesivas. Los números
libres quedan reservados para futuras ampliaciones.
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